RSS

รู้ว่ามอบหมายงานน่ะดี แต่ทำไมไม่ทำ

12 มี.ค.


ดร.พงศ์ศรันย์  พลศรีเลิศ

phongzahrun@gmail.com

รู้ทั้งรู้ว่า “การมอบหมายงาน” เป็นบทบาทหน้าที่สำคัญของหัวหน้างานที่ต้องทำ นอกจากจะเป็นการแบ่งเบาภาระงานของหัวหน้างานแล้ว ยังเป็นการกระตุ้นสร้างขวัญกำลังใจในการทำงานให้กับพนักงาน และเป็นการพัฒนาลูกน้องให้มีความสามารถในการทำงานเพิ่มขึ้น แต่ทำไมหัวหน้างานหลายคนถึงไม่ยอมมอบหมายงาน ?????

หัวหน้างานหลายคนอาจคิดว่า การมอบหมายงานเป็นเรื่องยาก เพราะไม่แน่ใจเกี่ยวกับผลสำเร็จของงาน และไม่เชื่อมั่นในความสามารถของผู้ที่รับมอบหมายงาน ซึ่งมีสาเหตุสำคัญที่พอจะสรุปได้ ดังนี้

ขาดความไว้วางใจ หลายคนอาจยังมีความเชื่อเดิมๆ ที่ฝังติดอยู่ในกับดักความคิดของตัวเองว่า “ถ้าเราต้องการทำงานอะไรให้สำเร็จและถูกต้อง ก็จงทำด้วยตัวของเราเอง” ถึงแม้จะมีลูกน้องบางคนได้แสดงความสามารถให้เห็นแล้วก็ตาม หัวหน้างานก็ยังเชื่อว่างานทุกอย่าง โดยเฉพาะงานที่มีความสำคัญอย่างมาก จำเป็นต้องทำตาม “วิธีการ” ของเขาเท่านั้น ทำให้เวลาที่มอบหมายงานก็จะทำการอธิบายรายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติทั้งหมด จนทำให้ลูกน้องไม่มีโอกาสได้ใช้ความสามารถในการคิดสร้างสรรค์อะไรเพิ่มเติมได้เลย

มอบหมายงานใช้เวลานานกว่าทำเอง อาจเป็นเหตุผลที่หัวหน้างานใช้เข้าข้างตัวเอง มองว่าการใช้เวลาในการอธิบายรายละเอียดของงาน การสอนงาน การติดตามงาน การประเมินผลงาน เป็นการกระทำที่เสียเวลาอย่างมาก และจะเร็วกว่าถ้าทำงานนั้นเอง หากมองในแง่ความเป็นจริงแล้ว เราอาจพบว่า การมอบหมายงานครั้งแรกในภาระงานที่ลูกน้องไม่ได้ทำเป็นหน้าที่ปกติ อาจต้องใช้เวลาในการสอนงาน และติดตามงานที่มอบหมายไป แต่เมื่อลูกน้องมีความเข้าใจและชำนาญงานที่ได้รับมอบหมายไป ก็จะช่วยประหยัดเวลาในอนาคตของหัวหน้างานได้มากขึ้น ทำให้หัวหน้างานมีเวลาเหลือที่จะไปสร้างสรรค์งานใหม่ๆ ได้อีก

ชอบทำอะไรด้วยตนเอง ข้อนี้เป็นเหตุผลพื้นๆ ที่ทำให้เราต้องเก็บงานมาทำเอง แทนที่เราจะกระจายมอบหมายงานในเรื่องที่คนอื่นสามารถทำแทนได้  หัวหน้างานที่ดีรู้ว่าเขาต้องมองให้ไกลกว่าความรู้สึกส่วนตัวของเขา และพิจารณาว่าอะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการไปให้ถึงเป้าหมาย และประสบความสำเร็จในเป้าหมายนั้น เพื่อประโยชน์ขององค์กรโดยรวม

ความรู้สึกกลัวที่จะสูญเสียความสำคัญ ซึ่งเป็นอุปสรรคสำคัญของการมอบหมายงานอย่างยิ่ง บางครั้งหัวหน้างานกลัวว่าคนอื่นจะทำงานได้ดีกว่าและอาจส่งผลกระทบต่อตำแหน่งของเขาเอง พร้อมกับสูญเสียความสำคัญไป หัวหน้างานต้องตระหนักให้ได้ว่า ไม่มีทางที่จะสามารถทำงานทุกเรื่องได้ดีกว่าลูกน้องไปทั้งหมด และจะดีกว่าหรือไม่ ถ้าเราสามารถดึงเอาจุดแข็ง ความสามารถของลูกน้องแต่ละคนออกมาใช้ให้เป็นประโยชน์

ไม่มีประสบการณ์ในการมอบหมายงาน การมอบหมายงานเป็นทักษะพื้นฐานที่ต้องอาศัยการฝึกฝนเรียนรู้ รวมถึงทักษะในการควบคุมและตรวจสอบงานด้วย การมอบหมายงานเป็นกระบวนการที่เราสามารถพัฒนาได้ด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดจะช่วยทำให้เราเกิดการเรียนรู้ และมีประสบการณ์ในการมอบหมายงานมากขึ้น

ไม่มีเวลาพอ การวางแผนงานประจำวันและประจำสัปดาห์เป็นเงื่อนไขสำคัญอย่างหนึ่งสำหรับการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ หัวหน้างานที่ไม่มีการจัดระบบการทำงานที่ดี มักจะไม่มีเวลาในการมอบหมายงานให้ผู้อื่น เวลาที่ไม่เพียงพอ และการที่ต้องทำงานด้วยตนเองทั้งหมด จึงเป็นวัฎจักรที่เลวร้ายสำหรับหัวหน้างานหลายคน นั่นคือ เราไม่มอบหมายงานเพราะไม่มีเวลาอธิบายหรือติดตามความคืบหน้าของงาน สุดท้ายก็ต้องเอางานนั้นมาทำเองทั้งหมด ดังนั้น ควรบริหารเวลาให้เป็น และต้องแน่ใจว่าได้จัดสรรเวลาสำหรับการมอบหมายงานให้ผู้อื่นด้วย

ไม่สามารถควบคุมงานได้ ข้อนี้เป็นข้ออ้างที่ไม่ถูกต้องเช่นเดียวกัน ลักษณะอย่างหนึ่งของคนเราคือ ต้องการที่จะเป็นผู้ควบคุมทุกสิ่งทุกอย่าง การมอบหมายงานจึงเหมือนกับสูญเสียอำนาจในการควบคุม เนื่องจากเราได้มอบความรับผิดชอบให้ผู้อื่นไปแล้ว แต่นั้นต้องไม่ลืมว่า เรายังคงควบคุมความสำเร็จของงานอยู่ โดยการเป็นผู้คัดเลือกคนที่เหมาะสมมาทำงานชิ้นนี้ พร้อมทั้งมีความชัดเจนว่าต้องการให้งานคืบหน้าอย่างไร

ลูกน้องไม่มีทักษะและประสบการณ์ ข้อนี้เป็นเหตุผลที่ฟังดูดีที่จะไม่ยอมมอบหมายงานให้ลูกน้อง แต่ทางออกสำหรับข้อนี้ง่ายมาก เพียงแค่ทำการฝึกอบรมเพิ่มความรู้ให้กับพนักงานเท่านี้ก็เรียบร้อย

ไม่ต้องการเพิ่มภาระให้กับลูกน้อง อุปสรรคสำคัญอีกข้อหนึ่งก็คือ กลัวว่า การมอบหมายงานเป็นการเพิ่มภาระให้กับลูกน้อง แม้ว่าการใส่ใจลูกน้องเป็นเรื่องที่ดี แต่ถ้าลูกน้องทำทีว่ายุ่งวุ่นวายตลอดทั้งวัน เราคงไม่อยากเพิ่มงานให้เขาอีก ผลก็คือ เราต้องนำงานนั้นมาทำด้วยตนเอง ดังนั้น เราควรสอนให้ลูกน้องรู้จักวิเคราะห์การใช้เวลา เพราะเป็นไปได้ที่เขาอาจมีเวลาเพิ่มขึ้นเพื่อรับผิดชอบงานเพิ่มขึ้นได้

เหตุผลข้างต้นเป็นตัวอย่างหนึ่งที่ทำให้ผู้บริหารหลายคนล้มเหลวในการมอบหมายความรับผิดชอบให้พนักงาน ดังนั้น กุญแจสำคัญที่จะทำให้เราเป็นผู้บริหารที่จะประสบความสำเร็จก็คือ การรู้ว่าจะมอบหมายความรับผิดชอบเมื่อไร และจะมอบหมายอย่างไร มีวลีที่ผมชอบมากอยู่ประโยคหนึ่งกล่าวว่า “ถ้าอยากให้ลูกน้องของเราทำงานดีๆ ออกมาสักชิ้นหนึ่ง ก็จงเอางานดีๆ ให้ลูกน้องของเราทำ”

 
ใส่ความเห็น

Posted by บน มีนาคม 12, 2012 in Management

 

ป้ายกำกับ: ,

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: