RSS

เทคนิคกระบวนการคิด ประชุม ระดมสมองที่มีประสิทธิผล

25 ต.ค.


ดร.พงศ์ศรันย์  พลศรีเลิศ

phongzahrun@gmail.com

กระบวนการติด ประชุม ที่มีประสิทธิผล

บ่อยครั้งที่ในองค์กร หน่วยงานของเรามีการประชุมอย่างหน้ำดำคร่ำเครียด ใช้เวลาในการประชุมยาวนาน น่าเบื่อหน่าย แต่ในท้ายที่สุด กลับไม่ได้สาระสำคัญอะไรออกมาจากการประชุมเลย หรือบางครั้งก็ได้ แต่ทำไมต้องใช้เวลาในการประชุมยาวนานไปขนาดนี้

ผมขอนำเสนอเทคนิคกระบวนการคิด ที่จะช่วยให้การประชุม ระดมสมอง ได้ผลลัพธ์จากการประชุมที่มีประสิทธิผล มองเรื่องราวต่างๆ ได้อย่างรอบด้าน ถกเถียงได้ครบทุกมุมมอง และใช้เวลาในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจกันให้ถูกต้องก่อนนะครับว่า การประชุมเพื่อตัดสินใจนั้น มีลักษณะที่สำคัญอยู่   2 รูปแบบ คือ รูปแบบอภิปราย (Discussion) และ รูปแบบสนทนา (Dialogue)

การประชุมในรูปแบบการอภิปราย (Discussion) จะมีลักษณะที่แต่ละฝ่ายนำความคิดและเหตุผลของตนเองมาหักล้างเหตุผลและความคิดของอีกฝ่ายหนึ่ง บรรยากาศในที่ประชุมมีโอกาสที่จะเกิดความตึงเครียดขึ้นได้ตลอดเวลา เพราะต่างฝ่ายต่างจ้องมองหาเหตุผลที่จะเอาชนะความคิดของอีกฝ่าย มากกว่าที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ฟังที่ดี

ทำไมผมถึงบอกอย่างนั้น ก็เพราะว่า ในขณะที่เรากำลังคิดอยู่ว่าเราจะพูดอะไรต่อไป จะทำให้เราลืมที่จะฟังผู้อื่นพูด ลืมที่จะตั้งใจฟังสาระสำคัญ และลืมที่จะทำความเข้าใจความรู้สึกของผู้ที่กำลังพูดอยู่ ซึ่งจะทำให้เรากลายเป็นผู้ฟังที่ไม่ดีไปโดยไม่รู้ตัว และเราจะพบว่า ความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในการประชุม เวลาที่เสียไปในการประชุม มาจากการที่ต้องใช้เวลาในการอธิบายประเด็นที่พึ่งจะกล่าวไปนั้นซ้ำอีกครั้ง หรือหลายๆครั้ง เพราะผู้ฟังไม่ทำหน้าที่ในการเป็นผู้ฟังที่ดี มัวแต่ตั้งใจจะทำหน้าที่เป็นผู้พูดที่ดีเพียงอย่างเดียว

การประชุมในรูปแบบสนทนา (Dialogue) จะมีลักษณะที่ถ้อยทีถ้อยอาศัยกัน มากกว่ารูปแบบการประชุมแบบอภิปราย ทุกคนในที่ประชุมจะทำหน้าที่เป็นทั้ง ผู้พูดที่ดี และ เป็นผู้ฟังที่ดี บรรยากาศในที่ประชุมจะไม่มีการถกเถียงแบบหน้าดำคร่ำเครียด เพื่อที่จะเอาชนะความเห็นของอีกฝ่าย และสามารถที่จะใช้เวลาในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว

คำถามก็คือ แล้วเราจะจัดให้มีรูปแบบการสนทนาในการประชุมได้อย่างไร ท่านเคยได้ยินคำพูดว่า “แหมถ้าเราเข้าใจกันตั้งแต่แรกแบบนี้ ก็คงไม่ต้องมาเสียเวลาทะเลาะกันหรอก” บ้างหรือไม่ครับ ผมเชื่อว่า เราได้ยินกันบ่อยทีเดียว แต่หลายครั้งเราก็ลืมไป เมื่อเราต้องอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน บนพื้นฐานข้อมูล ข้อเท็จจริงที่ไม่ตรงกัน อารมณ์ที่ไม่สอดคล้องกัน และมุมที่กำลังมองในขณะนั้นแตกต่างกัน

ตั้งประเด็นปัญหา

การประชุมที่มีประสิทธิผล ประธานในที่ประชุม หรือ คณะกรรมการที่ประชุมต้องตกลงร่วมกันก่อนว่า เรากำลังจะพิจารณาเรื่องอะไร กำลังจะตัดสินใจเรื่องอะไร และเราคาดหวังว่าจะได้ผลลัพธ์อะไรจากการประชุมในครั้งนี้ ตรงนี้ต่างจาก คำว่า “วาระการประชุม” นะครับ เพราะ วาระการประชุม เป็นการเรียงลำดับเรื่องราวที่ประชุมต้องรับทราบ พิจารณา เห็นชอบ หรือมีมติ ว่ามีเรื่องอะไรบ้าง แต่สิ่งที่ผมกำลังกล่าวถึงนี้ เป็นการหยิบเอาแต่ละเรื่องที่อยู่ในวาระการประชุมนั้น มาทำความเข้าใจและตกลงกันก่อนว่า เรากำลังจะพูดคุยกันถึงเรื่องอะไร คาดหวังผลลัพธ์อะไรจากการพูดคุยกันในเวลาสั้นๆ ที่กระชับนี้

ดูข้อมูล

มีผู้ใหญ่ท่านหนึ่งเคยพูดกับผมว่า “ท่านไม่ได้เก่งไปกว่าผมเลยในการที่จะตัดสินใจในแต่ละเรื่อง เพียงแต่ท่านมีข้อมูลในมือมากกว่าผม เลยสามารถทำให้ท่านสามารถตัดสินใจได้เฉียบขาด ชัดเจนกว่าผม เท่านั้นเอง” สิ่งที่ผมได้รับการฝึกฝนมาก็คือ ในที่ประชุมถ้าจะให้ทุกคนตัดสินใจได้อย่างมีเหตุผล ครบถ้วน ผิดพลาดน้อยที่สุด ทุกคนควรมีข้อมูลที่เท่ากัน และตรงกันเสียก่อน

ในการประชุมกลุ่ม ท่านต้องเริ่มต้นด้วยการพูดคุยกันถึงข้อมูล ข้อเท็จจริง ที่เกิดขึ้น อย่าพึ่งเอาอารมณ์ของตนเองเข้าไปใส่ อย่าพึงทำการวิจารณ์ข้อมูลที่แต่ละคนนำเสนอมา พิจารณาก่อนว่า ข้อมูลนั้นถูกต้อง ครบถ้วน เพียงพอต่อการตัดสินใจหรือยัง แต่ต้องระวังปัญหาสำคัญนะครับ การมีข้อมูลที่มากเกินไป ก็ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการตัดสินใจเลย เหมือนมีขยะมากองอยู่ตรงหน้า เอาขยะเข้ามา ก็ได้ขยะออกไป (Garbage In – Garbage Out)

ผมยกตัวอย่าง สมมุติเรากำลังคุยกันเรื่อง คุณภาพของสินค้าที่ไม่ได้มาตรฐาน คำถามก็คือ ปัจจุบันเรามีการกำหนดมาตรฐานคุณภาพแต่ละประเภทไว้อย่างไร มีกระบวนการทดสอบคุณภาพอย่างไร มีกระบวนการประเมินติดตาม ตรวจสอบคุณภาพระหว่างการผลิตสินค้าอย่างไร สมาชิกแต่ละคนมีการผลิตและจำหน่ายสินค้าที่มีคุณภาพเป็นอย่างไร ท่านต้องคิดก่อนว่า จะเอาข้อมูลอะไรมาดู มาพิจารณา

หรือ เรากำลังพูดคุยกันถึงปัญหา การขายสินค้าตัดราคากันเองภายในกลุ่มสมาชิกวิสาหกิจชุมชน คำถามก็คือ ท่านรู้หรือไม่ว่า บ้านไหนขายสินค้าอะไร ราคาเท่าไร ขายให้กับลูกค้ากลุ่มใด เมื่อไร

ประเด็นสำคัญของการดูข้อมูล ก็คือ ดูว่าข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง หรือไม่ ดูเพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมเห็นภาพเดียวกัน เข้าใจตรงกัน  เพื่อที่จะได้ไม่ทะเลาะ ถกเถียงกันในภายหลัง และที่สำคัญในขณะที่ดูข้อมูล ที่ประชุมจะไม่วิพากษ์วิจารณ์ใครทั้งนั้นนะครับ อย่าลืมนะครับว่า เรากำลังประชุมอยู่ในรูปแบบการสนทนา และการดูข้อมูลเป็นการตัดสินใจในรูปแบบใช้เหตุผลข้อมูลในการตัดสินใจ (Rational Decision Making) เพื่อลดความเสี่ยงของการตัดสินใจที่ผิดพลาด   

ดูอารมณ์

หลังจากดูข้อมูลเข้าใจตรงกันทุกคนแล้ว ผมเชื่อว่าหลายท่านในที่ประชุมคงมีความรู้สึกที่อยากจะพูดออกมา ไม่ว่าจะเป็นความรู้สึกในด้านบวก หรือว่าด้านลบ ต่อข้อมูลที่ปรากฎ ประธานที่ประชุมต้องเปิดโอกาสให้สมาชิกในที่ประชุมได้พูดถึงอารมณ์ความรู้สึกของตนเองที่มีต่อปัญหา หรือว่าข้อเท็จจริงนั้นๆ

ประเด็นสำคัญก็คือ เป็นการพูดทีละคน ในเวลาที่จำกัด เช่น คนละ 3-5 นาที บันทึกความเห็นไว้ แยกเป็นประเด็น หรือ คำสำคัญ เพื่อให้ที่ประชุมทุกคนเห็นว่า สมาชิกได้พูดถึงเรื่องใดไปแล้ว และจะได้หลีกเลี่ยงการพูดซ้ำ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาของที่ประชุม

ถ้าหากสมาชิกที่ประชุมพูดแล้วสมาชิกท่านอื่นที่ได้พูดไปแล้วมีความเห็นแย้ง ต้องการแสดงความเห็นอีกครั้ง ประธานที่ประชุมต้องขอให้สมาชิกทุกคนได้แสดงความเห็นครบถ้วนเสียก่อน จึงจะกลับมาพิจารณาว่าจะให้สมาชิกที่มีความเห็นแย้ง ได้นำเสนอหรือไม่ เทคนิคแบบนี้ผมใช้เพื่อลดทอนอารมณ์ของสมาชิกที่อยากแสดงความเห็นแย้ง ประธานที่ประชุมต้องให้แน่ใจนะครับว่า ความเห็นแย้งนั้นจะต้องกลับไปพิจารณาจากการดูข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง ไม่ใช่การแย้งด้วยอารมณ์ หรือ ความขัดแย้งส่วนตัว

การใช้อารมณ์เป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจ เป็นกระบวนการตัดสินใจที่บางครั้งเราอาจไม่มีข้อมูลพียงพอที่จะใช้ในการตัดสินใจ ต้องใช้ประสบการณ์ ลางสังหรณ์ ซึ่งหากต้องไปทำการรวบรวมข้อมูลอาจต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากเกินไป ซึ่งเป็นการตัดสินใจในรูปแบบที่เรียกว่า การตัดสินใจโดยใช้ปัญญาญาณ (Intuition Decision Making)

นำเสนอความคิดทางเลือกใหม่

หลังจากที่สมาชิกแต่ละท่านได้พิจารณาข้อเท็จจริง และ แสดงอารมณ์ความรู้สึกต่อเรื่องราวที่ผ่านมา พอสมควรแก่เวลาแล้ว สมาชิกควรร่วมกันเสนอทางเลือกเพื่อที่จะพิจารณาตัดสินใจ เพราะนั่นคือผลลัพธ์ที่เราคาดหวังว่าจะได้รับจากการประชุม

เราต้องไม่ยอมให้การประชุมเป็นเพียงวาระที่ให้สมาชิกแต่ละคนมานั่งบ่นถึงปัญหา ความคับข้องใจ แล้วก็ปล่อยให้เป็นภาระหน้าที่ของประธานที่ประชุม ที่จะแสดงความสามารถในการคิดค้นหาทางออกโดยลำพัง

สมาชิกทุกคนต้องช่วยกันนำเสนอทางออกของการแก้ไขปัญหานั้นๆ ว่าจะควรทำอย่างไร พร้อมเหตุผลสนับสนุน โดยให้สมาชิกแต่ละคนได้นำเสนอโดยครบถ้วน เขียนไว้เป็นทางเลือก เพื่อประเมินตัดสินใจกันต่อไป

ประเด็นสำคัญ ก็คือ ในระหว่างที่สมาชิกแต่ละท่านนำเสนอทางเลือกในการแก้ไขปัญหา ประธานที่ประชุมจะต้องไม่อนุญาตให้สมาชิกคนใดแสดงความเห็นด้วย หรือ คัดค้านโดยเด็ดขาด  นะครับ เพราะขั้นตอนนี้ คือ ขั้นตอนการระดมสมองที่สำคัญ ทุกความเห็นถือว่ามีค่า และมีความหมายต่อสมาชิกทั้งสิ้น

ท่านอย่าลืมนะครับว่า ถ้าเราอยากให้สมาชิกมีส่วนร่วมในการทำงานกับเรา ท่านต้องให้เกียรติแก่สมาชิกในการได้แสดงความคิดเห็นเสียก่อน โดยไม่แสดงอาการดูถูกว่าเป็นความคิดหรือทางเลือกที่เป็นไปไม่ได้ตั้งแต่เริ่มต้น

ดูด้านบวก

จากทางเลือกที่สมาชิกแต่ละท่านได้นำเสนอมา ให้สมาชิกทุกคนตั้งใจพิจารณาว่า นั่นคือ ทางเลือกเพื่อการตัดสินใจของสมาชิก ไม่ควรยึดติดว่าเป็นความคิดของเรา หรือของใคร ให้สมาชิกทุกคนช่วยกันมองหาว่า ในแต่ละทางเลือกมีข้อดี ด้านบวก ที่จะเป็นประโยชน์อะไรบ้าง อย่าปล่อยให้สมาชิกแสดงความเห็นขัดแย้ง ต่อความเห็นของเพื่อนสมาชิกโดยเด็ดขาด เพราะจะนำไปสู่การประชุมที่เป็นรูปแบบการอภิปรายทันที และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อที่ประชุม

ดูด้านลบ

ผมว่าสมาชิกที่มีความอึดอัดใจอยากจะวิพากษ์ วิจารณ์ ว่าทางเลือกใดที่มีจุดอ่อน มีข้อเสีย มีผลกระทบ คงจะได้ใช้ช่วงเวลานี้ในการนำเสนอความเห็น ท่านเชื่อมั๊ยครับว่า มองหาด้านลบได้เยอะกว่าด้านบวก เพราะนี่คือธรรมชาติของคนเราที่ชอบตำหนิ ชอบวิพากษ์ วิจารณ์คนอื่น แต่ถ้าใครมาวิพากษ์ความคิดของเรา เรามักจะไม่ยอม เพราะฉะนั้นที่ผมเสนอว่า ให้ ดูด้านบวก ให้เยอะๆ และมากพอเสียก่อน จะช่วยลดความขัดแย้งในที่ประชุม ที่เกิดขึ้นจากการดูด้านลบไปได้เยอะนะครับ

ทำการตัดสินใจ

หลังจากที่พิจารณาในมุมมองแต่ละด้าน ทั้ง การดูข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง การดูอารมณ์ การดูด้านบวก และการดูด้านลบ ที่ประชุมต้องตัดสินใจโดยจะใช้วิธีลงมติตัดทอนทางเลือกออกไปทีละทางเลือก จนเหลือทางเลือกที่อยู่ในความก้ำกึ่งกันเพียง 2 – 3 ทางเลือกเท่านั้น จึงค่อยลงมติเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด

อย่าลืมนะครับว่า ทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด ไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุด เพราะที่ประชุมตัดสินใจบนพื้นฐานของการวิเคราะห์อย่างรอบด้านแล้ว แต่เมื่อนำผลการตัดสินใจไปใช้ สถานการณ์บางอย่างอาจเปลี่ยนไป

และที่สำคัญที่สุด No Involvement – No Commitment  ถ้าสมาชิก ไม่มีส่วนร่วม ก็จะไม่มีพันธะสัญญาต่อมติของที่ประชุมนะครับ

 
2 ความเห็น

Posted by บน ตุลาคม 25, 2013 in Management

 

2 responses to “เทคนิคกระบวนการคิด ประชุม ระดมสมองที่มีประสิทธิผล

  1. Bag-orn Wongpisan

    กันยายน 10, 2015 at 4:46 pm

    So good เข้าใจแจ่มกระจ่างนำไปใช้ไดัจริงขอบพระคุณมากมายค่ะ

     

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: